Szukając oprogramowania biurowego możemy dzisiaj wybierać między darmowymi programami działającymi w tradycyjny sposób, czyli offline, które instalujemy na dysku twardym naszego komputera, rozwiązaniami darmowymi w chmurze, jak najpopularniejsze chyba Dokumenty Google czy kompleksowymi pakietami, jak Microsoft 365 – dawniej Microsoft Office 365 czy analogiczne rozwiązania od Apple oraz (ponownie) Google. Wybór jest zatem spory, więc sprawdźmy, dlaczego to Microsoft 365 jest najpopularniejszym rozwiązaniem.

Darmowe oprogramowanie to mniejsza funkcjonalność?

Cóż, i tak, i nie! Pod względem samej mechaniki pracy, zwłaszcza jeśli nasze zawodowe obowiązki nie wymagają bardziej zaawansowanych funkcjonalności, darmowe rozwiązania mogą być całkiem użyteczne. Bez względu na to, czy wybierzemy podstawowy wariant Dokumentów Google, które umożliwiają pracę biurową z tekstem, arkuszami lub prezentacjami zupełnie za darmo dla użytkowników poczty Gmail, czy pobierzemy pakiet LibreOffice – uda nam się dość komfortowo pracować. Warunkiem zapewniającym efektywność jest poziom zaawansowania naszej pracy – jeśli ten jest równie podstawowy, co funcje darmowego oprogramowania, nie musimy szukać płatnych pakietów biurowych.

Sytuacja komplikuje się nieco, jeśli potrzebujemy albo większej funkcjonalności, albo większej integracji usług, multiplatformowego sposoby działania czy po prostu większego bezpieczeństwa naszych plików. Wówczas pozostaje nam zakup oprogramowania takiego, jak choćby Microsoft Office 2019 – pozwalającego na wydajną pracę biurową na oprogramowaniu o pełnej funkcjonalności, bądź wybór kompleksowych rozwiązań, wśród których prym wiedzie Microsoft 365. Możliwości oferowane przez rozwiązania abonamentowe takich firm, jak Microsoft, Google czy Apple sprawiają, że praca jest łatwiejsza i szybsza, a jej efekty lepiej zabezpieczone. Niemniej pamiętajmy, że dla osób pracujących wyłącznie w biurze i nieznających mechaniki pracy mobilnej lub zdalnej, nie jest to obligatoryjny wybór.

Dla kogo Microsoft 365?

Co charakteryzuje Microsoft Office 365 (nazwa dziś powszechnie kojarzona, choć już nieaktualna)? Jest to usługa zapewniająca dostęp do znanych programów biurowych, jak Word czy Excel, która skutecznie połączyła tradycyjny sposób pracy z nowoczesnym, kompleksowym podejściem. Korzystanie z popularnych aplikacji wzbogacono w tym przypadku integracją z chmurą i dyskiem OneDrive, na którym użytkownicy przechowują swoje pliki oraz pełną multiplatformowością z poziomu jednego konta – nie ma problemu w edycji tego samego pliku w tym samym czasie na komputerze, w chmurze z poziomu przeglądarki czy w aplikacji mobilnej na smartfonie.

Subskrybenci Microsoft 365 mogą liczyć również na bezpieczeństwo swoich plików w sieci oraz rozwiązania ułatwiające i uprzyjemniające pracę, jak automatyczną synchronizację, automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików czy bardzo intuicyjne rozwiązania pozwalające na zespołową pracę nad projektami. Jak zatem widać, Microsoft 365 to rozwiązanie idealne dla freelancerów, którzy często zajmują się różnymi zadaniami, dziś pracując w domu, jutro w pociągu, a pojutrze na wakacjach, ale także dla specjalistów oddanych pracy w jednej firmie, którzy cenią sobie workflow i nie tylko: pracują bowiem często mobilnie, ale i zespołowo, i obcy jest im schemat pracy, która trwa od godziny 8:00 do 16:00. Bazujące na subskrypcji rozwiązanie Microsoftu rozwija się po prostu wraz z potrzebami użytkowników i, ze względu na pozycję na rynku, wydaje się, że jeszcze długo trudno będzie znaleźć dla niego prawdziwie sensowną alternatywę.

Od nowoczesności i kompleksowości nie ma ucieczki

Trendy na rynku rozwiązań IT są nieubłagane i konsekwentne od lat. Świat zawodowy osób wykorzystujących oprogramowanie biurowe stał się światem chmury obliczeniowej, przechowywania plików w chmurze oraz multiplatformowego dostępu do danych. Żadne tradycyjne rozwiązanie, czyli żaden program zainstalowany jedynie na jednym komputerze i działający offline nie może konkurować dziś z wygodą oferowaną przez kompleksowe rozwiązania. Tak samo, jak żadna darmowa wersja owych rozwiązań bazujących na chmurze nie jest w stanie zaspokoić potrzeb osób potrzebujących stałego wsparcia, najwyższego bezpieczeństwa i dostępu do w pełni stabilnych, a przy tym skalowalnych i multiplatformowych usług.

Innymi słowy, mariaż biznesu z nowymi technologiami ma się doskonale, a użytkownikowi pozostaje jedynie wybór dostawcy usług. Na tym polu niepodzielnie rządzi Microsoft, gdyż jako jedyna firma swój nowoczesny model oparła o powszechnie znane rozwiązania. Dziś włączając jeden z programów pakietu Office w ramach subskrypcji Microsoft 365 otrzymujemy znany i lubiany interfejs, który niczym nie zaskakuje i oferuje pełną funkcjonalność, a jednocześnie jest w pełni nowoczesny, pozwalając na synchronizację z chmurą, pracę na wielu różnych urządzeniach, zespołowe realizowanie wspólnych projektów i zapewniając bezpieczeństwo przechowywanych danych. Co ciekawe, choć nie można odmówić podobnego poziomu zaawansowania i funkcjonalności usługom Apple czy Google, znajomość produktu i łatwość udostępniania nowoczesnych rozwiązań nawet mniej zaawansowanym użytkownikom zapewnia rynkową dominację Microsoft Office 365, a w zasadzie – po prostu usłudze Microsoft 365.