Cyfryzacja nawet najmniejszych firm wpływa na selekcję odpowiedniego środowiska pracy. Dochodzi do konieczności wyboru między oprogramowaniem pudełkowym a dedykowanym. Jakie są plusy i minusy takich rozwiązań? Które z nich warto wybrać? Przeczytaj i przekonaj się!

Czym jest oprogramowanie dedykowane dla firm?

Przedsiębiorstwa i MŚP potrzebują przejrzystego środowiska pracy spełniającego wymagania wewnętrzne. Dlatego w ogromnej większości przypadków wybierają oprogramowanie na zamówienie. Czym dokładnie jest taki produkt? Środowisko przygotowywane przez zespół IT konkretnie dla danej firmy jest unikalnym kodem, a co za tym idzie unikalnym zestawem funkcjonalności, do którego pełne prawa ma zamawiający. Oznacza to, że nikt inny nie dysponuje identycznym rozwiązaniem technologicznym w swoim przedsiębiorstwie. Nie może ono też być przekazane bez wiedzy klienta innej osobie czy instytucji. Oczywiście pomiędzy wersjami dedykowanych rozwiązań IT jest dużo elementów wspólnych, szczególnie tych bazowych i typowych funkcjonalności, dlatego istotnym elementem w procesie zamawiania dedykowanego oprogramowania jest odpowiednie określenie potrzeb. Doświadczone zespoły z firm programistycznych pomagają w sprecyzowaniu i doborze właściwych rozwiązań.

Najważniejsze cechy rozwiązań IT na zamówienie

Co zyskuje firma, gdy wybiera dedykowane oprogramowanie dla siebie? Dzięki niemu otrzymuje środowisko przystosowane dokładnie do warunków panujących wewnątrz. Może ono dotyczyć obiegu informacji, dokumentów czy sposobu zarządzania zespołem. Program zamawiany indywidualnie cechuje się integralnością z bazami danych, które obecnie wykorzystywane są przez przedsiębiorstwo.

Wybierając rozwiązanie dedykowane, nie trzeba wprowadzać  zmian procedur wypracowanych przez pracowników i poszczególne działy, ponieważ to software jest dopasowany do firmy.

Kolejną ważną cechą takiego oprogramowania na zamówienie jest jego użyteczność. Funkcje widoczne w środowisku ograniczone są jedynie do takich, które są niezbędne lub potrzebne do prowadzenia działań biznesowych. W razie konieczności dopasowania ich do zmian w przedsiębiorstwie zespół IT dodaje nowe możliwości zgodnie z zaleceniami. Ulepszenia i aktualizacje mogą obejmować też naprawę wychwyconych błędów zgłaszanych przez użytkowników. W ten sposób dedykowane oprogramowanie jest usprawnianie a jego funkcjonalności mogą być rozbudowane w zależności od pojawiających się potrzeb.

Dla kogo są rozwiązania dedykowane?

Skierowanie się w stronę oprogramowania na zamówienie powinno interesować szczególnie firmy o złożonej strukturze. Indywidualne podejście zespołu IT skutkuje otrzymaniem produktu dopasowanego do potrzeb. Jest jednak obciążone koniecznością ujawnienia pewnych poufnych informacji o firmie. Zwykle jest rozwiązaniem droższym, co jednak nie sprawdza się w każdej sytuacji. Oprogramowanie na zamówienie może być narażone na pewne błędy, szczególnie w początkowej fazie użytkowania. Nie będzie też możliwości zapoznania się z jego działaniem w innych firmach.

Czym jest rozwiązanie pudełkowe dla firm?

To wszelkiego rodzaju oprogramowanie, które dostarczane jest za pośrednictwem dystrybucji cyfrowej lub tradycyjnej. Obejmuje gotowe do użytku programy i aplikacje, które można zakupić w formie subskrypcji lub licencji dożywotniej. System pudełkowy szczególnie interesuje mniejsze firmy i tych klientów, którzy nie mają wystarczającej ilości czasu potrzebnego na oczekiwanie na spersonalizowany produkt. Zwykle gotowe środowisko jest łatwo dostępne i jest możliwość zapoznania się z nim np. w wersji testowej. Może okazać się tańsze w zakupie, ale nie zawsze tak jest. Podczas analizy kosztów warto wziąć pod uwagę ceny poszczególnych rozszerzeń, które w niektórych przypadkach mają niewspółmiernie dużą wartość w porównaniu do wersji bazowej.

Najważniejsze funkcje pudełkowych programów dla firm

W pewnych sytuacjach oprogramowanie z półki jest najlepszym wyborem. Dotyczy to np. pakietów biurowych czy ochrony antywirusowej. Na rynku istnieje mnóstwo popularnych środowisk, które spełniają swoje funkcję w najlepszym stopniu. Dlatego nie zawsze warto wymyślać koło na nowo, ale wystarczy skorzystać z gotowego rozwiązania. Pudełkowe wersje programów mają jednak pewne wady. Klient niejednokrotnie musi dostosować przepływ informacji w firmie do zakupionego oprogramowania. To wpływa na przyzwyczajenie się do nowego sposobu wykonywania pewnych działań wewnętrznych i zewnętrznych.

Dodatkowo wybierając system pudełkowy, niejednokrotnie ponosimy koszty funkcjonalności, które w rzeczywistości nie są przez nas używane. Skorzystanie z oprogramowania pudełkowego niesie za sobą również ryzyko niskiego poziomu wsparcia technicznego. Producent może nie być zainteresowany dodatkową pomocą poza cyklicznymi aktualizacjami. Istotnym elementem jest również możliwość integracji oprogramowania z innymi już użytkowanymi w firmie.

Podsumowanie – system dedykowany czy pudełkowy?

Odpowiedni dobór oprogramowania, które spełni oczekiwania przedsiębiorstwa, to wyzwanie wymagające właściwego researchu. Jeśli firma nie dysponuje kompetencjami pozwalającymi
na odpowiednią analizę rozwiązań, może skorzystać z profesjonalnego wsparcia, które ułatwi wybór odpowiadający potrzebom i w efekcie usprawniający funkcjonowanie firmy.